 |
| Petua untuk Menetapkan Jadual yang Baik (Pengurusan Masa) |
6 Petua untuk Menetapkan Jadual yang Baik (Pengurusan Masa) – Pernahkah anda merasakan bahawa anda mempunyai niat untuk melakukan sesuatu, tetapi kerana terlalu banyak perkara yang perlu difikirkan, anda akhirnya melupakannya. Kerana anda terlupa, akhirnya anda tidak melakukan apa-apa perkara itu dan akhirnya menjadi tidak produktif. Sebenarnya ada petua dan petua supaya kita kekal produktif walaupun kita mempunyai pelbagai aktiviti yang ingin kita lakukan. Nak tahu macam mana?
Hari ini kita akan belajar tentang enam langkah untuk mengurus jadual anda agar lebih teratur.
Mengapa kita perlu menjadualkan?
Dengan pekerjaan yang berbeza yang mungkin sebagai pelajar, pekerja pejabat, atau apa sahaja pekerjaan itu, tetapi pasti setiap orang mempunyai aktiviti yang perlu diselesaikan.
Tidak jarang terdapat lebih daripada satu aktiviti dan membuatkan kita keliru yang mana satu yang perlu diselesaikan dahulu.
Dengan membuat jadual, kita dapat menjalankan aktiviti dengan lebih berkesan dan cekap.
Langkah Membuat Jadual
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat jadual.
1. Sumbangsaran
Perkara pertama yang perlu dilakukan dalam membuat jadual ialah menulis semua aktiviti yang ingin anda lakukan.
Aktiviti tidak semestinya dalam konteks yang sama. Ia boleh jadi dari pelbagai jenis aktiviti, dari akademik dan bukan akademik.
Pastikan anda menyenaraikan aktiviti daripada yang kelihatan tidak penting kepada yang paling penting. Matlamatnya ialah setiap aktiviti dapat dijalankan secara berkala.
2. Pecahan Tugasan
Apakah Pecahan Tugasan?
Tugas Pecahan adalah untuk mengisih setiap aktiviti daripada kompleks kepada lebih mudah dan terperinci.
Kami akan menyusun semua aktiviti yang telah ditulis pada titik pertama dalam langkah kedua ini.
Dengan melakukan breakdown, ini akan memudahkan otak kita mencerna maklumat yang mesti dilakukan.
Ia juga boleh membantu kita supaya kita tidak terlepas isu penting dalam setiap aktiviti.
Sebagai contoh, hari ini saya ingin belajar tentang pemasaran. Pemasaran masih merupakan perkara yang sangat kompleks, jadi kami memilih untuk menjadikannya lebih mudah.
Apa yang saya ingin pelajari ialah kaedah Segmenting, Targeting, Positioning dan AIDA (Awereness, Interest, Desire, Action)
Dengan menyusun aktiviti otak, secara automatik kita akan lebih fokus pada perkara yang perlu dilakukan.
3. Skala Keutamaan
Apakah skala keutamaan?
Skala keutamaan ialah ukuran keperluan yang disusun dalam senarai bermula daripada keperluan yang paling penting hingga keperluan yang boleh ditangguhkan pemenuhannya.
Terdapat dua kategori dalam skala keutamaan iaitu Urgent (urgent) dan Important (penting).
Urgent bermaksud ia mesti dilakukan dengan segera, manakala Penting ialah aktiviti yang penting untuk dilakukan.
Kuadran Pertama: Mendesak dan Penting
Aktiviti yang berada di negeri ini adalah aktiviti yang perlu dilakukan terlebih dahulu. Contoh:
Apabila bos atau guru memberikan tugasan yang mempunyai tarikh akhir pada hari itu pada pukul 5 petang.
Ia juga boleh berlaku apabila saudara atau ahli keluarga dimasukkan ke hospital, jadi kita perlu melawat mereka.
Kuadran Kedua: Penting dan Tidak Mendesak
Nah, aktiviti yang berada di negeri ini adalah penting, tetapi tidak perlu dilakukan segera.
Biasanya aktiviti tersebut adalah aktiviti yang mempunyai matlamat jangka panjang.Jadi semua aktiviti dalam Kuadran 2 boleh dilakukan nanti.
Contoh:
Apabila kita diberi tugasan yang tarikh akhir tinggal seminggu lagi
Ia juga boleh menjadi aktiviti sukan, mempelajari kemahiran baharu atau teknik pembangunan diri yang lain.
Kuadran Ketiga: Mendesak dan Tidak Penting
Aktiviti dalam kuadran ini perlu dilakukan segera, tetapi ia tidak terlalu penting.
Contoh:
Membantu sekumpulan rakan yang menghadapi kesusahan.
Ia juga boleh berlaku apabila kita mendapat panggilan telefon, e-mel atau mesyuarat secara tiba-tiba yang tidak sesuai dengan minat kita.
Aktiviti dalam kuadran ini disyorkan untuk kita wakilkan kepada orang lain.
Kuadran Keempat: Tidak Mendesak dan Tidak Penting
Semestinya, apa yang perlu diingat ialah semua aktiviti dalam kuadran ini mesti dihapuskan, kerana aktiviti dalam kuadran ini membuang masa dengan sia-sia.
Contoh:
Apabila kita terlalu fokus pada media sosial, bersiar-siar tentang kehidupan orang lain, dan juga terlalu banyak berfikir.
4. Buat Agenda Pintar
Bentuk agenda tidak semestinya harus berbentuk seperti buku yang boleh kita tulis. Anda juga boleh menggunakan aplikasi pada telefon pintar anda.
Tetapi harus diingat apabila menggunakan agenda pada telefon pintar, jangan leka dengan perkara yang tidak penting.
Contoh aplikasi yang sangat mudah untuk disediakan ialah Google Calendar. Dengan Kalendar Google anda boleh memasukkan dan mengedit aktiviti dengan mudah di mana sahaja anda berada.
Selain itu, aplikasi ini juga akan memberikan pemberitahuan tentang aktiviti yang perlu dibuat, supaya anda lebih berada di landasan (on track) dengan jadual.
Jika anda lebih dari jenis yang menulis secara langsung, pastikan agenda anda adalah saiz yang sesuai untuk dibawa ke mana-mana.
Gunakan juga teknik kod warna untuk mengkategorikan aktiviti yang sama.
Gunakan maksimum 5 warna supaya anda tidak terlalu keliru. Pewarna ini boleh dibahagikan mengikut kategori, tempoh masa bekerja, masa bekerja, dan mengikut tarikh akhir sedia ada.
Jangan lupa buat agenda yang sesuai dengan personaliti anda. Eksperimen dengan warna, imej dan bentuk tulisan, dan jadikan agenda ini benar-benar mencerminkan anda
5. Buat Senarai Tugasan Yang Baik
Langkah kelima ialah membuat senarai tugasan. Mencipta senarai tugasan boleh meningkatkan produktiviti seseorang.
Tetapi kadangkala kita masih membuat senarai kerja yang tidak bagus, jadi ia menjadi kurang berkesan.
Bagaimanakah anda membuat senarai tugasan yang baik?
1. Bahagikan mengikut Peraturan 1-3-5
Dengan Peraturan 1-3-5, anda yang mempunyai terlalu banyak aktiviti boleh mengehadkan aktiviti untuk menjadi lebih realistik:
1 Tugas Besar
3 Tugasan Sederhana
5 Tugasan Kecil
Tambahan pula, jika anda mempunyai masa yang berkesan pada waktu tertentu. Bahagikan aktiviti berdasarkan aktiviti yang memerlukan tenaga tinggi, sederhana dan rendah.
Ini dilakukan supaya anda tahu bila hendak melakukan aktiviti tersebut.
2. Bahagikan dengan Kuadran Jam
Petua seterusnya ialah membahagikan aktiviti hari itu dalam kuasa dua jam. Ini memudahkan kita untuk kekal fokus.
3. Kongsi aktiviti yang sama dalam 1 hari
Tips terakhir, bahagikan senarai to do pada skala yang lebih besar, jika anda sering tidak fokus kerana terlalu banyak aktiviti dalam satu minggu.
Kemudian aktiviti berkumpulan yang mempunyai tema yang sama dalam satu hari. Ia mudah, bukan?
6. Buat Senarai Berhenti Melakukan
Langkah terakhir dalam membuat jadual supaya lebih berkesan dan cekap ialah membuat senarai berhenti melakukan.
Ini adalah bertentangan dengan senarai tugasan. Jika senarai tugasan mengandungi aktiviti yang dijalankan, manakala senarai hentian mengandungi aktiviti yang patut kita tangguhkan atau hapuskan.
Dengan membuat senarai berhenti melakukan, anda boleh lebih fokus pada perkara yang lebih penting. Jadi cuba dulu semua aktiviti dalam senarai tugasan dan apabila semua aktiviti telah selesai, atau ada masa terluang, barulah perkara-perkara yang ada dalam senarai berhenti buat itu baru selesai.
Sebagai contoh:
Berhenti membuang masa untuk perkara yang anda tidak suka.
Berhenti membandingkan diri anda dengan orang lain,
Berhenti menyemak e-mel dan media sosial sentiasa.
Ringkasan
Nah, untuk mengingatkan anda sekali lagi, terdapat 6 langkah mudah untuk menjadikan jadual anda lebih berkesan dan cekap:
1. Sumbangsaran
Ketahui terlebih dahulu aktiviti yang ingin anda lakukan bermula dari yang tidak penting kepada yang penting
2. Pecahan Tugasan
Daripada setiap aktiviti yang kompleks, kami membahagikan aktiviti sekali lagi untuk menjadikannya lebih mudah dan terperinci. Ini bagi memastikan otak kita boleh fokus pada perkara yang penting.
3. Skala Keutamaan
Wujudkan skala keutamaan yang dibahagikan kepada empat sukuan iaitu aktiviti yang Mendesak dan Penting.
Urgent bermaksud aktiviti yang mesti dilakukan dengan segera, manakala penting bermaksud aktiviti itu sangat penting.
4. Buat Agenda Pintar
Cari agenda yang sesuai dengan jenis anda, boleh jadi agenda fizikal atau melalui aplikasi agenda di Smartphone anda, yang penting gunakan agenda yang sesuai dengan personaliti anda.
5. Buat Senarai Tugasan Yang Baik
Buat senarai tugasan dengan Peraturan 1-3-5; Bahagikan mengikut jumlah tenaga yang digunakan, mengikut kuasa dua jam, dan aktiviti dengan tema yang sama dijalankan pada hari yang sama.
6. Buat Senarai Berhenti Melakukan
Senarai berhenti melakukan mengandungi perkara yang anda tidak lakukan atau tangguh dahulu. Ingat, cuba sentiasa buat senarai tugasan sebelum melakukan senarai berhenti buat.
Jika anda suka artikel ini, jangan lupa berikan 5 bintang di ruangan sumbangan.