6 Tipps für einen guten Zeitplan (Zeitmanagement)

Tipps für einen guten Zeitplan (Zeitmanagement)
Tipps für einen guten Zeitplan (Zeitmanagement)

 

6 Tipps für einen guten Zeitplan (Zeitmanagement) – Sie jemals das Gefühl, dass Sie die Absicht hatten, etwas zu tun, aber weil es zu viele Dinge gab, an die Sie denken mussten, haben Sie es letztendlich vergessen. Weil Sie es vergessen haben, tun Sie am Ende nichts davon und sind am Ende unproduktiv. Tatsächlich gibt es Tipps und Tricks, damit wir produktiv bleiben können, obwohl wir unzählige Aktivitäten haben, die wir machen möchten. Möchten Sie wissen, wie?

Heute lernen wir sechs Schritte kennen, mit denen Sie Ihren Zeitplan besser organisieren können.

Warum müssen wir planen?

Mit verschiedenen Berufen, sei es als Student, Büroangestellter oder was auch immer der Job ist, aber sicherlich hat jeder Aktivitäten, die erledigt werden müssen.

Nicht selten gibt es mehr als eine Aktivität und es macht uns verwirrt, welche wir zuerst beenden sollen. Durch die Erstellung eines Zeitplans können wir Aktivitäten effektiver und effizienter durchführen.

Schritte zum Erstellen eines Zeitplans

Hier sind die Schritte zum Erstellen eines Zeitplans.

1. Brainstorming

Das allererste, was Sie bei der Erstellung eines Zeitplans tun müssen, ist, alle Aktivitäten aufzuschreiben, die Sie tun möchten.

Die Aktivitäten müssen nicht immer im gleichen Kontext stehen. Es kann sich um verschiedene Arten von Aktivitäten handeln, die von akademischen bis zu nichtakademischen Aktivitäten reichen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Aktivitäten von den scheinbar unwichtigen bis zu den wichtigsten auflisten.

Das Ziel ist, dass jede Aktivität regelmäßig durchgeführt werden kann.

2. Aufschlüsselungsaufgaben

Was ist eine Aufgabenaufschlüsselung?

Die Aufschlüsselungsaufgabe besteht darin, jede Aktivität von komplex zu einfacher und detaillierter zu sortieren. Wir werden alle Aktivitäten, die im ersten Punkt geschrieben wurden, in diesem zweiten Schritt sortieren. Durch eine Aufschlüsselung wird es unserem Gehirn leichter, die Informationen zu verdauen, die getan werden müssen.

Es kann uns auch helfen, damit wir nicht bei jeder Aktivität wichtige Themen verpassen.

Heute möchte ich zum Beispiel etwas über Marketing lernen. Marketing ist immer noch eine sehr komplexe Sache, daher entscheiden wir uns dafür, die Dinge einfacher zu machen.

Was ich lernen möchte sind Segmenting, Targeting, Positioning und AIDA (Awereness, Interest, Desire, Action) Methoden Indem wir unsere Gehirnaktivitäten aussortieren, werden wir uns automatisch mehr auf die Dinge konzentrieren, die getan werden müssen.

3. Prioritätsskala

Was ist eine Prioritätsskala?

Die Prioritätsskala ist ein Maß für die Bedürfnisse, die in einer Liste angeordnet sind, beginnend mit den wichtigsten Bedürfnissen bis hin zu den Bedürfnissen, deren Erfüllung verzögert werden kann.

Es gibt zwei Kategorien in der Prioritätsskala, nämlich dringend (dringend) und wichtig (wichtig).

Dringend bedeutet, dass es sofort erledigt werden muss, während Wichtig eine Aktivität ist, die wichtig ist.

Erster Quadrant: Dringend und wichtig

Aktivitäten, die sich in diesem Status befinden, müssen zuerst ausgeführt werden. Beispiel:

Wenn ein Chef oder Lehrer Aufgaben gibt, die an diesem Tag um 17:00 Uhr eine Frist haben.

Es könnte auch sein, dass ein Verwandter oder Familienangehöriger ins Krankenhaus eingeliefert wird und wir ihn besuchen müssen.

Zweiter Quadrant: Wichtig und nicht dringend

Nun, Aktivitäten, die sich in diesem Zustand befinden, sind wichtig, müssen aber nicht sofort durchgeführt werden.

Normalerweise handelt es sich bei den Aktivitäten um Aktivitäten mit langfristigen Zielen, sodass alle Aktivitäten in Quadrant 2 später durchgeführt werden können.

Beispiel:

Wenn wir einen Auftrag erhalten, dessen Abgabefrist noch eine Woche entfernt ist

Es können auch sportliche Aktivitäten, das Erlernen neuer Fähigkeiten oder andere Techniken zur Selbstentwicklung sein.

Dritter Quadrant: Dringend und nicht wichtig

Aktivitäten in diesem Quadranten müssen sofort durchgeführt werden, sind aber nicht zu wichtig.

Beispiel:

Helfen Sie einer Gruppe von Freunden, die Schwierigkeiten haben.

Es kann auch sein, dass wir einen plötzlichen Anruf, eine E-Mail oder ein Meeting erhalten, das nicht unseren Interessen entspricht.

Es wird empfohlen, Aktivitäten in diesem Quadranten an andere zu delegieren.

Vierter Quadrant: Nicht dringend und nicht wichtig

Natürlich muss daran erinnert werden, dass alle Aktivitäten in diesem Quadranten eliminiert werden müssen, da Aktivitäten in diesem Quadranten vergeblich Zeit verschwenden.

Beispiel:

Wenn wir uns zu sehr auf soziale Medien konzentrieren, über das Leben anderer Menschen schlendern und auch überdenken.

4. Erstellen Sie eine intelligente Agenda

Die Form der Tagesordnung muss nicht immer wie ein Buch sein, das wir schreiben können. Sie können die Anwendungen auch auf Ihrem Smartphone verwenden.

Es ist jedoch zu beachten, dass Sie sich bei der Verwendung einer Agenda auf einem Smartphone nicht von unwichtigen Dingen ablenken lassen.

Ein Beispiel für eine sehr einfach einzurichtende Anwendung ist Google Kalender. Mit Google Kalender können Sie ganz einfach Aktivitäten eingeben und bearbeiten, wo immer Sie sind.

Darüber hinaus gibt diese Anwendung auch Benachrichtigungen über fällige Aktivitäten aus, damit Sie mit dem Zeitplan besser auf dem richtigen Weg sind.

Wenn Sie eher der Typ sind, der direkt schreibt, stellen Sie sicher, dass Ihre Agenda die richtige Größe hat, um sie überall hin mitzunehmen.

Verwenden Sie auch die Farbcodetechnik , um dieselben Aktivitäten zu kategorisieren.

Verwenden Sie maximal 5 Farben, damit Sie nicht zu verwirrt werden. Diese Einfärbung kann nach Kategorie, Arbeitszeit, Arbeitszeit und nach bestehenden Fristen unterteilt werden.

Vergessen Sie nicht, eine Agenda zu erstellen, die zu Ihrer Persönlichkeit passt. Experimentieren Sie mit Farben, Bildern und Schriftformen und lassen Sie diese Agenda Sie wirklich widerspiegeln

5. Erstellen Sie eine Liste mit guten Aufgaben

Der fünfte Schritt besteht darin, eine To-Do-Liste zu erstellen. Das Erstellen einer To-Do-Liste kann die Produktivität steigern.

Aber manchmal erstellen wir immer noch Aufgabenlisten, die nicht gut sind, sodass sie weniger effektiv sind.

Wie erstellt man eine gute To-Do-Liste?

1. Teile nach Regel 1-3-5

Mit Regel 1-3-5 können diejenigen von Ihnen, die zu viele Aktivitäten haben, Aktivitäten einschränken, um realistischer zu sein:

1 große Aufgabe

3 mittlere Aufgaben

5 kleine Aufgaben

Darüber hinaus, wenn Sie zu bestimmten Zeiten effektive Zeit haben. Teilen Sie Aktivitäten nach Aktivitäten auf, die hohe, mittlere und niedrige Energie erfordern.

Dies geschieht, damit Sie wissen, wann Sie die Aktivität ausführen müssen.

2. Nach Stunden-Quadranten teilen

Der nächste Tipp ist, die Aktivitäten des Tages in das Quadrat der Stunden einzuteilen. Das macht es uns leichter, fokussiert zu bleiben.

3. Teilen Sie dieselbe Aktivität an einem Tag

Der letzte Tipp, teilen Sie die To-Do-Liste in einem größeren Maßstab auf, wenn Sie sich oft nicht konzentrieren, weil in einer Woche zu viele Aktivitäten anstehen.

Dann Gruppenaktivitäten, die das gleiche Thema an einem Tag haben. Es ist einfach, nicht wahr?

6. Erstellen Sie eine Stop-Doing-Liste

Der letzte Schritt, um einen Zeitplan effektiver und effizienter zu gestalten, besteht darin, eine Stop-Doing-Liste zu erstellen.

Dies ist das Gegenteil einer To-Do-Liste. Wenn die To-Do-Liste ausgeführte Aktivitäten enthält, während die Stop-Do-Liste Aktivitäten enthält, die wir verschieben oder eliminieren sollten.

Indem Sie eine Stop-Doing-Liste erstellen, können Sie sich mehr auf die wichtigeren Dinge konzentrieren. Versuchen Sie also zuerst, alle Aktivitäten auf der To-Do-Liste zu erledigen, und wenn alle Aktivitäten abgeschlossen sind oder Freizeit ist, dann sind die Dinge, die auf der Stop-Doing-Liste stehen, einfach erledigt.

Beispielsweise:

Hören Sie auf, Zeit mit Dingen zu verschwenden, die Sie nicht mögen.

Hör auf dich mit anderen zu vergleichen,

Hören Sie auf, ständig E-Mails und soziale Medien zu checken.

Zusammenfassung

Um Sie noch einmal daran zu erinnern, gibt es 6 einfache Schritte, um Ihren Zeitplan effektiver und effizienter zu gestalten:

1. Brainstorming

Informieren Sie sich im Voraus über die Aktivitäten, die Sie vom Unwichtigen bis zum Wichtigen machen möchten

2. Aufschlüsselungsaufgaben

Aus jeder komplexen Aktivität teilen wir die Aktivitäten erneut auf, um sie einfacher und detaillierter zu gestalten. Damit soll sichergestellt werden, dass sich unser Gehirn auf die wichtigen Dinge konzentrieren kann.

3. Prioritätsskala

Erstellen Sie eine Prioritätsskala, die in vier Quadranten unterteilt ist, nämlich Aktivitäten, die dringend und wichtig sind.

Dringend bedeutet eine Aktivität, die sofort durchgeführt werden muss, während wichtig bedeutet, dass die Aktivität sehr wichtig ist.

4. Erstellen Sie eine intelligente Agenda

Suchen Sie nach einer Agenda, die zu Ihrem Typ passt. Dies kann eine physische Agenda sein oder eine Agenda-Anwendung auf Ihrem Smartphone. Wichtig ist, dass Sie eine Agenda verwenden, die zu Ihrer Persönlichkeit passt.

5. Erstellen Sie eine Liste mit guten Aufgaben

Erstellen Sie eine To-Do-Liste mit den Regeln 1-3-5; Teilen Sie sich nach dem Energieverbrauch, nach dem Quadrat der Stunde, und es werden Aktivitäten mit dem gleichen Thema am selben Tag durchgeführt.

6. Erstellen Sie eine Stop-Doing-Liste

Die Stop-Doing-Liste enthält Dinge, die Sie nicht getan oder zuerst aufgeschoben haben. Denken Sie daran, versuchen Sie immer, eine To-Do-Liste zu erstellen, bevor Sie eine Stop-Doing-Liste erstellen.

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