Jenis dan Kategori untuk Contoh

JAKARTA, IGNews.id – Sistem informasi personalia umumnya digunakan untuk menyimpan data dan menghasilkan laporan yang akan digunakan oleh para profesional bisnis untuk analisis dan pengambilan keputusan. Setidaknya ada tiga jenis laporan yang dihasilkan dari SIM.

1. Waktu Nyata

Jenis laporan yang pertama adalah real time atau dapat diartikan bahwa laporan tersebut dapat dimonitor secara langsung. Jenis laporan ini biasanya digunakan dalam bisnis untuk melihat setiap perubahan informasi secara real time, dan tidak ada batasan waktu.

Misalnya, petugas layanan pelanggan yang memantau lonjakan volume panggilan sehingga mereka dapat menyelesaikan masalah sesegera mungkin. Dengan jenis laporan real time ini juga dapat meningkatkan produktivitas bisnis yang Anda jalankan.

2. Ad Hoc

Laporan ini hanya dibuat sekali oleh pengguna untuk menjawab pertanyaan. Jika laporan tersebut bermanfaat, maka Anda dapat mengubah laporan tersebut menjadi laporan terjadwal.

Jenis laporan ini hanya dapat digunakan sekali dan berfungsi untuk membuat laporan dalam waktu yang singkat. Dalam bisnis yang Anda butuhkan sistem

informasi kepegawaian yang dapat mengelola laporan dengan cepat dan, oleh karena itu, sangat cocok untuk penggunaan ad hoc.

3. Terjadwal

Laporan ketiga adalah laporan yang dibuat secara berkala. Laporan terjadwal memungkinkan perusahaan atau organisasi untuk mengelola data secara berkala dari waktu ke waktu. Pemohon telah menyediakan untuk mengambil dan mengatur data.

Contoh laporan terjadwal adalah distributor dapat membandingkan angka penjualan dari toko yang berbeda dan menggunakan parameter yang berbeda. Hal ini dapat meningkatkan keuntungan usaha dan dapat memantau kondisi pasar usaha dengan baik.

Kategori Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi kepegawaian memiliki pengertian yang sangat luas, sehingga dapat dikategorikan dalam suatu sistem, antara lain sebagai berikut.

1.

Sistem Intelijen Bisnis (BIS)

Kategori ini biasanya akan digunakan oleh perusahaan yang membuat sistem keputusan bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data dan informasi yang dikumpulkan. Sistem ini memiliki kesamaan dengan EIS, tetapi hanya manajer dan eksekutif tingkat bawah yang menggunakan BIS.

2. Sistem Informasi Eksekutif (EIS)

Manajemen tingkat senior lebih sering menggunakan EIS untuk membantu dalam membuat keputusan untuk mempengaruhi organisasi. Yang perlu disiapkan eksekutif adalah data dengan tingkat akurasi yang tinggi dan kemampuan membaca data secara tepat dan akurat.

3. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

CRM menyimpan berbagai informasi tentang pelanggan, termasuk penjualan, informasi kontak, dan peluang pendapatan yang diperoleh. Departemen pemasaran, layanan pelanggan, analis bisnis, dan tim penjualan akan sering menggunakan sistem CRM.

4. Sistem Otomasi Tenaga Penjualan (SFA)

Komponen khusus dari sistem SFA ini mampu mengotomatisasi banyak tugas yang dilakukan oleh tim atau departemen penjualan. Komponen tersebut meliputi manajemen kontak, pelacakan, pembuatan kontak, hingga manajemen pesanan.

5. Sistem Akuntansi Keuangan (FAS)

Kategori ini dikhususkan untuk setiap departemen yang bergerak di bidang akuntansi dan keuangan. Contoh tugas yang dilakukan adalah menghitung hutang usaha (AP) dan piutang (AR).

6. Sistem Manajemen Pengetahuan (KMS)

Layanan pelanggan dapat menggunakan KMS untuk menjawab pertanyaan apa pun, serta memberikan solusi untuk masalah yang ada.

7. Sistem Informasi Pemasaran (MKIS)

Tim pemasaran menggunakan MkIS untuk dapat melaporkan efektivitas proses pemasaran yang telah dilakukan. Selain itu juga digunakan sebagai data yang dapat dianalisa untuk membantu pemasaran di masa yang akan datang.

8. Sistem Manajemen Rantai Pasokan (SCM)

Contoh perusahaan yang menggunakan SCM adalah bisnis ritel dan manufaktur, yang digunakan untuk melacak aliran sumber daya, material, dan layanan dari pengembangan awal hingga pengiriman atau distribusi produk.

9. Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)

Point of Sale (POS) juga termasuk dalam TPS, dimana sistem tersebut dapat memudahkan wisatawan untuk menemukan hotel atau tempat penginapan dengan cepat dan berkualitas. Tugas seorang karyawan di sini adalah menggunakan data terbaik untuk melaporkan tren penjualan secara bertahap.

10. Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Kategori terakhir ini digunakan untuk mencatat kinerja pegawai, dan menyusun laporan data gaji pegawai.

Contoh Sistem Informasi Kepegawaian

Berikut ini adalah contoh sistem informasi kepegawaian untuk bisnis yang Anda kembangkan:

1. Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP)

Untuk sistem informasi kepegawaian sangat sering digunakan oleh perusahaan besar. Tidak tertutup kemungkinan perusahaan kecil dan start-up juga bisa menggunakan sistem ini. ERP sendiri digunakan untuk mengelola dan mengelola data yang terintegrasi antar unit dalam perusahaan.

2. Manajemen Rantai Pasokan (SCM)

Sistem informasi kepegawaian ini sangat berguna bagi pihak manajemen untuk melakukan integrasi data. Contohnya seperti manajemen pasokan bahan baku mulai dari pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen.

3. Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)

Sistem informasi kepegawaian selanjutnya adalah TPS yang berfungsi untuk mengolah data dalam jumlah besar maupun transaksi besar yang dilakukan secara berkala. Sistem ini sangat cocok untuk bisnis yang bergerak di bidang keuangan seperti inventaris, bank, dll.

4. Sistem Otomasi Kantor (OAS)

Sistem informasi kepegawaian yang keempat adalah OAS yang digunakan untuk mempermudah dan memperlancar komunikasi antar departemen dalam satu perusahaan. Kemudian, dapat mengintegrasikan antar server dalam perusahaan. Contohnya adalah penggunaan email.

5. Sistem Manajemen Informasi (IMS)

Dalam sistem informasi kepegawaian ini mendukung spektrum tugas dalam organisasi. Yang dimaksud dengan spektrum di sini adalah menggabungkan beberapa tugas menjadi satu dan terintegrasi satu sama lain.

Selain itu, IMS juga dapat mengintegrasikan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi seperti e-procurement. Sistem ini sangat cocok untuk menganalisis informasi untuk mengambil keputusan.

6. Sistem Kerja Pengetahuan (KWS)

Sistem yang satu ini lebih diarahkan dalam hal mengintegrasikan pengetahuan baru ke dalam suatu organisasi atau entitas. Pengetahuan berarti sesuatu yang baru yang dapat meningkatkan produktivitas dalam bisnis yang Anda jalankan.

7. Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (GDSS) dan Komputer – Mendukung Sistem Kerja Kolaboratif (CSCWS)

GDSS sendiri merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk mencari solusi dari suatu masalah yang diperoleh melalui pengumpulan pengetahuan secara berkelompok dan tidak bersifat individual. Secara umum dapat berupa kuisioner, skenario, atau konsultasi. Contoh dari sistem tersebut adalah e-government.

8. Sistem Pakar (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

Sistem ini sedikit berbeda dengan sistem lainnya, karena implementasinya menggunakan kecerdasan buatan. Fungsi dari sistem ini adalah untuk dapat menganalisa masalah dengan bantuan tenaga ahli yang telah diprogram sebelumnya. Contoh penerapan ES dan AI adalah pembuatan sistem penjadwalan mekanis.

9. Sistem Pendukung Eksekutif (ESS)

Sistem ini cenderung menguntungkan seorang manajer. Karena ESS mampu membantu manajer dalam membantu berinteraksi dengan lingkungan perusahaan. Interaksi tersebut dapat berupa alat bantu grafis dan alat komunikasi lainnya.

10. Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

Sistem yang terakhir ini sangat membantu seorang manajer dalam mengambil keputusan dengan memperhatikan lingkungan di dalam perusahaan. Pengamatan di sini sangat penting agar usaha yang dijalankan dapat berkembang dan meningkatkan produktivitas.

Manfaat sistem informasi kepegawaian

Dengan menggunakan sistem informasi kepegawaian pada perusahaan dapat meningkatkan kinerja usaha yang dijalankan. Berikut ini adalah beberapa manfaat menggunakan sistem informasi kepegawaian dalam bisnis:

1. Manajer dapat membandingkan hasil kinerja yang direncanakan dan dapat menganalisis kelemahan dan kekuatan dalam kinerja dan rencana bisnis.

2. Seorang manajer juga dapat memiliki kemampuan untuk menerima umpan balik atas kinerja bisnis yang dijalankan.

3. Manajemen mendapat gambaran dari setiap operasi yang dilakukan.

4. Banyak keputusan dialihkan dari manajemen puncak ke tingkat organisasi yang lebih efisien, dengan mempertimbangkan faktor pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki.

5. Organisasi dapat memaksimalkan manfaat investasi dengan melihat dan mengidentifikasi apakah sistem dan informasi berfungsi dengan baik atau tidak.

6. Perusahaan dapat mendorong proses perbaikan alur kerja, sehingga menghasilkan keselarasan yang lebih baik antara proses bisnis dengan kebutuhan setiap pelanggan.

7. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, sehingga sistem unit kerja dapat lebih sistematis dan terorganisir.

Kesimpulannya, sistem informasi kepegawaian adalah sekumpulan proses dimana data dapat diolah, dianalisis, dan ditampilkan sehingga data tersebut menjadi berguna untuk kebutuhan pengambilan keputusan. Jenis laporan yang dihasilkan oleh SIM terbagi menjadi tiga, yaitu real time, ad hoc, dan terjadwal.

Contoh SIM sendiri terbagi menjadi 10 yang memiliki tugas dan peran berbeda. Manfaat terpenting dari SIM adalah meningkatkan kinerja bisnis yang Anda geluti dan jalankan.

(CM)

Editor : Rizqa Leony Putri

Bagikan Artikel:


.

Dimiliki oleh Ipadguides

: Cek berita lainnya di kategori “Nusantara”